Fakturamall – gratis mall och lagkrav
Fakturamall med alla lagkrav. Vad en faktura måste innehålla, betalningsvillkor, e-faktura och gratis mall att ladda ner.
Innehållsförteckning
Introduktion
En korrekt faktura är inte bara viktig för att du ska få betalt – det är ett lagkrav. Mervärdesskattelagen (ML) och Bokföringslagen ställer specifika krav på vad en faktura måste innehålla. Saknas obligatoriska uppgifter kan din kund inte göra momsavdrag, och du riskerar anmärkningar vid granskning. Den här guiden går igenom alla lagkrav, ger dig praktiska tips och en gratis mall att använda.
Vad måste en faktura innehålla?
Enligt Mervärdesskattelagen (2023:200) kapitel 17 ska en faktura innehålla ett antal obligatoriska uppgifter. Här är en komplett lista.
Obligatoriska uppgifter
- Fakturadatum – datumet då fakturan utfärdas
- Fakturanummer – ett unikt löpnummer i en obruten serie
- Säljarens namn och adress – ditt företagsnamn och adress
- Säljarens momsregistreringsnummer – ditt SE-nummer (format: SE + organisationsnummer + 01)
- Köparens namn och adress – kundens företagsnamn och adress
- Köparens momsregistreringsnummer – vid omvänd skattskyldighet eller EU-handel
- Varornas eller tjänsternas art – beskrivning av vad som sålts
- Kvantitet/omfattning – antal, timmar eller annan mängd
- Pris per enhet (exklusive moms)
- Eventuella rabatter – om de inte ingår i priset per enhet
- Momsbelopp – uppdelat per momssats
- Momssats – 25 %, 12 %, 6 % eller 0 %
- Totalbelopp att betala – inklusive moms
- Vid omvänd skattskyldighet – hänvisning till bestämmelsen
Uppgifter som bör finnas med (men inte lagkrav)
Utöver de obligatoriska uppgifterna rekommenderar vi starkt att du även inkluderar:
- Betalningsvillkor – förfallodatum och dröjsmålsränta
- Bankgiro/plusgiro/kontonummer – dit betalning ska ske
- Referensnummer – kundens referens eller beställningsnummer
- Organisationsnummer – underlättar identifiering
- F-skattsedel – uppgift om att du innehar F-skatt
- Innehar F-skatt – viktigt för att kunden inte ska göra skatteavdrag
Praktiskt exempel: Komplett faktura
Här är ett exempel på hur en faktura kan se ut:
Ditt Företag AB Storgatan 10, 111 22 Stockholm Org.nr: 556123-4567 Momsreg.nr: SE5561234567-01 Innehar F-skatt
Faktura Fakturanummer: 2026-042 Fakturadatum: 2026-03-24 Förfallodatum: 2026-04-23 Betalningsvillkor: 30 dagar netto Dröjsmålsränta: Referensränta + 8 %
Kund: Kundens Bolag AB Kungsgatan 5, 411 19 Göteborg Org.nr: 556987-6543
| Beskrivning | Antal | À-pris (exkl. moms) | Summa | |---|---|---|---| | Webbutveckling | 40 tim | 950 kr | 38 000 kr | | Hosting, mars 2026 | 1 st | 500 kr | 500 kr | | | | Netto | 38 500 kr | | | | Moms 25 % | 9 625 kr | | | | Att betala | 48 125 kr |
Bankgiro: 123-4567
Betalningsvillkor – vad gäller?
Det finns inga lagstadgade betalningsvillkor i Sverige, men det finns normer och regler som styr hanteringen.
Vanliga betalningsvillkor
- 10 dagar – snabb betalning, vanligt vid löpande samarbeten
- 15 dagar – kompromiss mellan snabbt och standardmässigt
- 30 dagar – det vanligaste betalningsvillkoret i Sverige
- 60 dagar – förekommer vid avtal med större företag
Lagen om betalningsvillkor
Enligt Lag (2013:385) om ingripande mot otillbörliga betalningsvillkor får betalningsvillkor normalt inte överstiga 30 dagar vid avtal mellan ett stort företag och en liten leverantör. Syftet är att skydda mindre företag. Offentliga myndigheter ska betala inom 30 dagar.
Dröjsmålsränta
Om kunden inte betalar i tid har du rätt att ta ut dröjsmålsränta enligt Räntelagen (1975:635). Dröjsmålsräntan får vara högst referensräntan + 8 procentenheter. Riksbankens referensränta uppdateras halvårsvis – kontrollera aktuell nivå. Dröjsmålsränta börjar löpa automatiskt 30 dagar efter fakturadatum om inget annat avtalats.
Påminnelseavgift
Du har rätt att ta ut en påminnelseavgift på 60 kr per påminnelse enligt Lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. Påminnelse får skickas tidigast när förfallodatumet har passerats.
E-faktura – nya krav och möjligheter
Elektronisk fakturering (e-faktura) blir allt viktigare i Sverige. Sedan 2019 är det obligatoriskt att skicka e-faktura till offentlig sektor, och EU:s direktiv (2014/55/EU) driver på utvecklingen även inom privat sektor.
Vad är en e-faktura?
En e-faktura är en faktura i strukturerat elektroniskt format som kan läsas automatiskt av mottagarens system. Det är alltså inte samma sak som en PDF-faktura skickad via e-post – det är en maskinläsbar fil.
Peppolnätverket
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) är det nätverk och det format som används för e-fakturering i Sverige. Alla större bokföringsprogram stödjer Peppol-formatet. För att skicka och ta emot e-fakturor via Peppol behöver du:
- En Peppol-åtkomstpunkt (ofta inkluderad i bokföringsprogrammet)
- Registrera dig i Peppolnätverket
- Skicka fakturor i formatet Peppol BIS Billing 3.0
E-faktura till offentlig sektor
Om du fakturerar staten, kommuner, regioner eller andra offentliga organisationer är du skyldig att skicka e-faktura via Peppol. DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) ansvarar för standarden. Fakturor som inte skickas som e-faktura kan avvisas.
Fördelar med e-faktura
- Snabbare betalning – fakturan når mottagaren direkt
- Lägre kostnader – inga porto- eller tryckningskostnader
- Automatisk bokföring – mottagaren kan bokföra automatiskt
- Miljövänligt – ingen pappersförbrukning
- Säkrare – lägre risk för att fakturan försvinner
Kreditfaktura – när och hur
Om du behöver korrigera en faktura ska du utfärda en kreditfaktura (även kallad kreditnota). Du får inte ändra en redan utfärdad faktura – du måste kreditera den och eventuellt utfärda en ny.
När behövs kreditfaktura?
- Kunden returnerar varor
- Fakturan innehåller felaktiga uppgifter
- Prisnedsättning eller rabatt i efterhand
- Avtalad tjänst utfördes inte
Krav på kreditfaktura
En kreditfaktura ska innehålla samma uppgifter som en vanlig faktura, plus en tydlig hänvisning till den ursprungliga fakturan (fakturanummer och datum). Beloppet ska vara negativt (eller markerat som kreditering).
Fakturering för olika företagsformer
Enskild firma
Om du driver enskild firma är det ditt namn (eller registrerat firmanamn) som ska stå som säljare. Momsregistreringsnumret baseras på ditt personnummer: SE + personnummer + 01. Läs mer om bokföring för enskild firma.
Aktiebolag
Aktiebolag ska ange bolagets registrerade namn, organisationsnummer och momsregistreringsnummer. F-skattsedel ska framgå. Se vår guide om bokföring för aktiebolag.
Praktiska tips för snabbare betalning
Gör det enkelt att betala
Ange tydligt bankgiro, plusgiro eller Swish-nummer. Inkludera OCR-nummer om möjligt – det minskar risken för att betalningen hamnar fel.
Skicka fakturan direkt
Ju snabbare du skickar fakturan, desto snabbare får du betalt. Skicka helst samma dag eller dagen efter att arbetet är utfört eller varan levererad.
Följ upp systematiskt
Skicka en vänlig påminnelse några dagar före förfallo om det gäller en ny kund. Vid utebliven betalning, skicka betalningspåminnelse direkt efter förfallodatum och inkassokrav efter ytterligare 14 dagar.
Överväg fakturafinansiering
Om du har långa betalningsvillkor och behöver likviditet kan fakturafinansiering (factoring) vara ett alternativ. Du säljer din faktura till ett finansbolag och får betalt direkt, mot en avgift (typiskt 1–5 % av fakturabeloppet).
Faktura utan moms – när gäller det?
Det finns situationer där du ska utfärda en faktura utan moms:
Momsfria tjänster
Vissa tjänster är undantagna från moms: sjukvård och tandvård, social omsorg, utbildning, bank- och försäkringstjänster, samt kulturella tjänster i vissa fall. Fakturan ska ange att försäljningen är undantagen från moms och hänvisa till relevant bestämmelse i mervärdesskattelagen.
Omvänd skattskyldighet
Vid försäljning av byggtjänster till andra byggföretag gäller omvänd skattskyldighet enligt ML kap. 11. Det innebär att köparen redovisar momsen istället för säljaren. Fakturan ska ange "Omvänd skattskyldighet" och köparens momsregistreringsnummer.
Försäljning till annat EU-land
Vid varuförsäljning till momsregistrerade företag inom EU tillämpas gemenskapsintern försäljning – du fakturerar utan moms. Ange "Omvänd skattskyldighet – gemenskapsintern handel" och köparens VAT-nummer. Du ska kontrollera köparens VAT-nummer via EU:s VIES-system.
ROT och RUT på fakturan
Om din verksamhet utför ROT- (renovering, ombyggnad, tillbyggnad) eller RUT-arbeten (hushållsnära tjänster) ska detta framgå av fakturan.
Krav på ROT/RUT-faktura
Fakturan ska innehålla:
- Tydlig beskrivning av utfört arbete
- Uppdelning mellan arbetskostnad och materialkostnad
- Köparens personnummer
- Uppgift om det är ROT eller RUT
- Belopp före och efter skattereduktion
Kunden betalar den del av arbetskostnaden som inte täcks av skattereduktionen. Skattereduktionen är 30 % för ROT-arbeten (max 50 000 kr per person och år) och 50 % för RUT-tjänster (max 75 000 kr per person och år) 2026.
Välja rätt faktureringsprogram
De flesta bokföringsprogram inkluderar fakturering. Om du bara behöver skicka fakturor (utan bokföring) finns specialiserade verktyg. Vi rekommenderar dock att använda ett integrerat program för att slippa dubbelarbete. Läs vår jämförelse av bokföringsprogram för alternativ som inkluderar fakturering.
Vanliga frågor (FAQ)
Får jag skicka en faktura som PDF via e-post?
Ja, det är tillåtet att skicka fakturor som PDF via e-post. En PDF-faktura uppfyller lagkraven förutsatt att alla obligatoriska uppgifter finns med. Observera dock att en PDF inte räknas som en "e-faktura" i teknisk mening – det kräver ett strukturerat format som Peppol BIS Billing.
Vad gör jag om kunden inte betalar?
Skicka en betalningspåminnelse med 60 kr i påminnelseavgift. Om kunden fortfarande inte betalar kan du skicka inkassokrav (själv eller via inkassobolag) och i sista hand ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogdemyndigheten. Ansökningsavgiften är 300 kr.
Hur länge ska jag spara fakturor?
Alla fakturor (både inkommande och utgående) ska sparas i sju år enligt Bokföringslagen. Räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Måste jag skicka e-faktura till privatkunder?
Nej, kravet på e-faktura gäller i nuläget främst mot offentlig sektor. Mot privatkunder kan du använda valfritt format – papper, PDF eller e-faktura. Dock kan krav på e-faktura till företagskunder komma framöver i takt med EU-regelverkets utveckling.
Kan jag fakturera i utländsk valuta?
Ja, du kan fakturera i exempelvis EUR eller USD. Momsen ska dock alltid anges i svenska kronor. Använd Riksbankens dagskurs eller en annan jämförbar kurs på fakturadagen för omräkningen.
Sammanfattning och nästa steg
En korrekt faktura skyddar dig juridiskt, säkerställer att din kund kan göra momsavdrag och minskar risken för sena betalningar. Se till att alla obligatoriska uppgifter finns med, välj rimliga betalningsvillkor och börja med e-fakturering om du inte redan gör det.
Behöver du hjälp med fakturering, bokföring eller ekonomisk rådgivning? Hitta en rådgivare som kan stötta dig. Utforska även våra verktyg och mallar för att ladda ner gratis fakturamallar och andra praktiska hjälpmedel.
Källor och referenser
Om författaren
Erik LindströmAuktoriserad revisor
Erik är auktoriserad revisor med över 15 års erfarenhet av småföretagsrådgivning. Han har hjälpt hundratals företagare med bokföring, ekonomistyrning och skatteplanering, och brinner för att göra ekonomi begripligt för alla.
Läs fler artiklar av Erik →